Uw leveranciers op één plek, met bron en datum bij elke status
Eén overzicht met elke leverancier, elke status en elke termijn. Ingericht in een uur, daarna onderhoudt het zichzelf. Het register is de plek waar u ziet wat er nú geldt; het bewijsdossier is de plek waar staat wat er gold.
Waarom een lijst niet hetzelfde is als een register
Bijna elk bedrijf heeft al een lijst met leveranciers. Meestal in een spreadsheet, soms in het boekhoudpakket, vaak alleen in het hoofd van de projectleider. Die lijst weet wie er werkt. Wat hij niet weet is wat de openbare registers vandaag over die partijen zeggen, en wanneer iemand dat voor het laatst heeft nagekeken.
Dat verschil is precies waar het bij een controle op vastloopt. Een lijst met namen is geen antwoord op de vraag welke stappen u heeft gezet. Een register met een status, een bron en een datum per regel is dat wel.
Invoeren zonder overtypen
Stuur uw lijst zoals u hem heeft: een Excel-bestand, een pdf uit uw boekhouding of een geplakte e-mail. Wij halen de namen en nummers eruit en matchen ze tegen de registers. U bevestigt regel voor regel, want automatisch invoeren zonder controle levert precies het soort fout op dat u wilt vermijden — een verkeerd gekoppeld KvK-nummer maakt uw hele dossier waardeloos, en dat merkt u pas als het te laat is.
Herkent het systeem een partij niet eenduidig, bijvoorbeeld omdat er drie ondernemingen met bijna dezelfde handelsnaam bestaan, dan krijgt u de keuze voorgelegd in plaats van een gok. Wat wij niet zeker weten, laten wij open.
Per leverancier, in één oogopslag
- De samengestelde status. Groen, grijs of rood, met daaronder altijd de reden.
- De status per register apart. Een partij kan bij het ene register in orde zijn en bij het andere niet. Eén samengevoegd vinkje verbergt dat, en dat is nu juist de informatie die u nodig heeft.
- De datum van de laatste controle en van de volgende. Zodat u weet hoe vers een status is voordat u erop leunt.
- De bron bij elke waarneming. Welk register, welk moment, welke uitkomst.
- Vervaldatums van uw eigen documenten. Uploadt u een G-rekeningverklaring, een verzekeringspolis of een keurmerkcertificaat, dan bewaken wij ook die einddatum.
Grijs is geen fout en geen tussenstand. Grijs betekent: deze bron was op dit moment niet bereikbaar of gaf geen eenduidig antwoord, en wij vullen dat niet in met een aanname. Bij elke grijze status staat de reden erbij. Een systeem dat altijd groen of rood toont, verzint het verschil.
Meldingen die u wel wilt lezen
Eén bericht per ronde, gebundeld, en alleen als er iets veranderd is. Geen dagelijkse samenvatting waarin staat dat alles nog goed is, want dat leest niemand — en juist daardoor mist u de melding die er wel toe doet.
Verandert er iets, dan staat in de melding wat er veranderd is, in welke bron, en op welk moment wij dat hebben gezien. Hoe vaak wij per bron kijken hangt af van wat die bron toelaat; dat staat per register op bronnen en status. Wij noemen hier met opzet geen frequentie die wij niet voor elke bron kunnen waarmaken.
Wie er meekijkt en wie er iets mag wijzigen
U betaalt per aantal leveranciers dat wij bewaken, niet per gebruiker. Zet er dus gerust uw inkoper, uw projectleiders en uw administratie bij; dat kost niets extra en het scheelt u de situatie waarin één iemand de enige is die het overzicht heeft.
Wat een gebruiker verandert, staat vast met naam en tijdstip. Niet uit wantrouwen, maar omdat een dossier waarin niet te zien is wie wat wanneer heeft aangepast, bij een geschil precies de vraag oproept die u niet wilt beantwoorden.
Veelgestelde vragen
Hoeveel werk is het inrichten echt?
Voor een lijst van vijftig leveranciers rekent u op ongeveer een uur, waarvan het meeste tijd gaat zitten in het bevestigen van de matches. Daarna is het onderhoud beperkt tot het toevoegen van nieuwe partijen en het lezen van de meldingen.
Moet mijn leverancier iets doen of ergens inloggen?
Nee. Wij lezen openbare registers; uw leverancier hoeft niets aan te maken, niets te bevestigen en niets te betalen. Zie voor leveranciers.
Wat als een leverancier vindt dat er iets fout staat?
Dan klopt de bron niet, niet ons register — wij tonen wat het openbare register vermeldt. Correcties lopen dus via de instantie die het publiceert. Wij nemen een gemelde correctie wel op in het dossier, met datum, zodat zichtbaar is dat het is aangekaart.
Kan ik mijn eigen documenten kwijt in het register?
Ja. G-rekeningverklaringen, verzekeringspolissen, keurmerkcertificaten en getekende inkoopvoorwaarden kunt u per leverancier uploaden, met een einddatum die wij bewaken.
Kan ik mijn gegevens er weer uit halen?
Ja. U kunt uw register op elk moment exporteren, inclusief de historie. Wij houden uw gegevens niet gegijzeld als drukmiddel om te blijven.
Begin met één leverancier
U hoeft niet meteen met uw hele lijst te beginnen. Zoek uw grootste onderaannemer op en kijk of wat wij tonen klopt met wat u zelf al weet. Dat kost twee minuten en u hoeft niets aan te maken.