Hoe het bewijsdossier werkt
Een dossier van Vigenta is meer dan een lijst met vinkjes. Elke controle staat er met bron, tijdstip en een hash die aan de vorige controle vastzit. Daardoor is achteraf zichtbaar of er iets uit is gehaald — en dat is het enige wat een dossier onderscheidt van een map met schermafdrukken.
Waarom een schermafdruk geen bewijs is
Bijna iedereen die dit serieus neemt, bewaart al iets: een pdf van een uittreksel, een schermafdruk in een map, een e-mail met een bevestiging. Dat is beter dan niets, maar het loopt op drie punten vast bij een controle.
Er staat vaak geen betrouwbare datum bij. De bestandsdatum zegt wanneer het bestand is opgeslagen, niet wanneer de waarneming is gedaan. Er staat vaak geen bron bij: een uitgeknipt vinkje is niet herleidbaar tot de instantie die het publiceerde. En het is achteraf aan te vullen — een map met screenshots kan op elk moment worden bijgewerkt, ook nadat er iets mis is gegaan.
Dat laatste is het pijnlijkste punt, want het is precies de vraag die u niet wilt krijgen: kon dit dossier ook zijn samengesteld nadat het probleem al bekend was.
Wat er in een dossier staat
| Onderdeel | Waarom het er staat |
|---|---|
| Leverancier met KvK- of ondernemingsnummer | Ondubbelzinnige identificatie, ook bij gelijkende handelsnamen |
| Bron per waarneming | Herleidbaar tot de instantie die het publiceert |
| Waarneming, letterlijk | Geen interpretatie, wel het feit |
| Moment van raadpleging, tot op de seconde | Dit is wat een inspecteur wil weten |
| Inhoudshash | Maakt wijziging achteraf aantoonbaar |
| Verificatiecode | Zodat een derde het zelf kan narekenen |
Wat er níet in staat is even belangrijk: geen oordeel over of u aan de wet voldoet, geen risicoscore, geen aanbeveling. Een dossier dat een conclusie trekt, nodigt uit tot discussie over die conclusie. Een dossier dat alleen waarnemingen bevat, doet dat niet.
Waarom een hashketen
Elke waarneming bevat de hash van de vorige waarneming voor dezelfde leverancier en hetzelfde register. Verandert er één regel, dan klopt de rest van de keten niet meer. Wij kunnen zelf ook niets aanpassen zonder dat het zichtbaar wordt, en dat is precies de bedoeling. Bewijs dat de leverancier van dat bewijs kan herschrijven, is geen bewijs.
Dit is geen blockchain en wij noemen het ook niet zo. Er is geen netwerk, geen token en geen gedistribueerd grootboek. Het is een aaneengeschakelde reeks hashes — een techniek die decennia ouder is dan dat woord en die hier het enige doet wat nodig is: aantonen dat er achteraf niets tussenuit is gehaald.
Verificatie door een derde
Onderaan elk dossier staat een code. Wie die code invoert op verify.vigenta.nl ziet wanneer het dossier is gemaakt, hoeveel waarnemingen erin zitten en of de inhoudshash klopt. Daarvoor is geen account nodig en geen toegang tot ons systeem.
Dat betekent dat uw opdrachtgever, uw accountant of een inspecteur ons niet hoeft te vertrouwen om uw dossier te kunnen wegen. Dat is bewust zo gebouwd: een bewijsstuk dat alleen geldig is zolang u de leverancier ervan gelooft, is precies het bewijsstuk dat bij een geschil ter discussie komt te staan.
Wanneer u een dossier uitdraait
- Bij een controle of een boekenonderzoek. Per leverancier of over een hele periode, met alle waarnemingen in die periode.
- Bij een aanbesteding of prekwalificatie. Een opdrachtgever die wil zien hoe u uw keten beheerst, krijgt een document dat hij zelf kan verifiëren in plaats van uw woord.
- Bij een geschil met een onderaannemer. Wat wanneer zichtbaar was, staat vast en is niet achteraf aan te passen door een van beide partijen.
- Bij overdracht. Vertrekt uw inkoper, dan gaat de historie niet met hem mee de deur uit.
Veelgestelde vragen
Is dit juridisch bewijs?
Wij zijn geen juristen en doen geen uitspraak over bewijskracht in een procedure; dat weegt een rechter of een inspecteur. Wat wij kunnen zeggen is wat het feitelijk is: een vastlegging met bron, tijdstip en een aantoonbaar ononderbroken keten. Dat is meetbaar beter dan een map met ongedateerde schermafdrukken, en dat is de vergelijking die er in de praktijk toe doet.
In welk formaat krijg ik het dossier?
Als pdf, opgemaakt om te printen en te versturen, met de verificatiecode op elke pagina. Daarnaast kunt u de onderliggende waarnemingen exporteren als machineleesbaar bestand.
Hoe lang bewaren jullie de waarnemingen?
Voor de duur van uw abonnement, en daarna zolang als in de verwerkersovereenkomst is afgesproken. Wij verwijderen historie niet stilzwijgend, want dan zou het dossier zijn waarde juist verliezen op het moment dat u het nodig heeft. Zie privacy.
Wat gebeurt er als jullie ophouden te bestaan?
Een eerlijke vraag bij een jonge leverancier. Uw dossiers zijn op elk moment volledig te exporteren, inclusief de hashketen en de verificatiegegevens, zodat wat u heeft opgebouwd niet afhankelijk is van ons voortbestaan.
Kan ik zien wie er in ons dossier heeft gekeken?
Ja. Elke raadpleging en elke uitdraai staat vast met gebruiker en tijdstip.
Kijk eerst wat er te halen valt
Een dossier krijgt u met een abonnement. Wat wij op dit moment uit de registers kunnen lezen, kunt u nu al bekijken, zonder account en zonder verkoper erachteraan.