Inlenersaansprakelijkheid: wat de G-rekening wel en niet afdekt

Leent u personeel in, dan kan de Belastingdienst u aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die de uitlener niet heeft betaald. Stort u een deel van de factuur op diens G-rekening, dan bent u tot dat bedrag gevrijwaard. Volgens Bureau Cicero, over de disculpatieregeling en de stortingspercentages met en zonder SNA-keurmerk, gaat het met een geldig SNA-keurmerk doorgaans om 25 procent van de factuur inclusief btw, of 20 procent bij verlegde btw. Zonder keurmerk zijn de gangbare percentages bij die bron 55 en 40.

Waar de aansprakelijkheid vandaan komt

Wie arbeidskrachten inleent die onder zijn leiding of toezicht werken, is naast de uitlener aansprakelijk voor de loonheffingen en de omzetbelasting over dat werk. Dat is geen boete en geen sanctie voor iets wat u fout deed: het is een waarborg voor de schatkist, en hij treft u ook als u te goeder trouw was en de uitlener u keurig heeft gefactureerd.

Het bedrag kan hoog oplopen, want het gaat om alle heffingen over de periode waarin er voor u is gewerkt, niet om een percentage van uw eigen omzet.

De G-rekening als uitweg

Een G-rekening is een geblokkeerde rekening op naam van de uitlener, waarvan alleen de Belastingdienst en bepaalde andere partijen betaald kunnen worden. Stort u een deel van de factuur daarop, dan bent u voor dat bedrag gevrijwaard.

De percentages die in de praktijk worden gehanteerd:

Bij een gecertificeerde uitlener is 25 procent volgens de Belastingdienst, over inlenersaansprakelijkheid en vrijwaring, doorgaans genoeg voor volledige vrijwaring. Zonder keurmerk is de storting eerder een beperking van uw risico dan een volledige afdekking. Reken bij twijfel niet op een tabel uit een artikel, ook niet uit dit artikel: het is uw geld en de Belastingdienst is de enige die er gezag over heeft. Vraag de actuele percentages en voorwaarden na.

Vier voorwaarden waar het in de praktijk op stukloopt

Storten alleen is niet genoeg. De vrijwaring valt weg als een van deze punten niet klopt, en dat merkt u pas bij een controle.

1. De G-rekening moet op naam van de uitlener staan. Storten op de rekening van een zustervennootschap of een moedermaatschappij is geen storting op de juiste rekening, en de vrijwaring vervalt volledig.
2. De factuur moet herleidbaar zijn. Op de factuur horen de overeenkomst, de periode en een omschrijving van het werk te staan. Een factuur met alleen “werkzaamheden week 32” is bij een controle een probleem.
3. De betaling moet aan de factuur te koppelen zijn. Vermeld het factuurnummer bij de storting. Een bulkbetaling voor vijf facturen zonder specificatie is achteraf niet uit elkaar te trekken.
4. Uw administratie moet compleet zijn. Overeenkomst, gewerkte uren, betalingen, en de identiteit van de mensen die bij u hebben gewerkt. Voor mensen van buiten de EU ook een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning.

Waarom het SNA-keurmerk hier het verschil maakt

Het verschil tussen 25 en 55 procent is groot genoeg om uw werkkapitaal te raken. Bij een jaaromzet van 500.000 euro aan inleen scheelt dat 150.000 euro die vaststaat op een rekening waar u niet bij kunt.

Daar zit meteen het probleem dat dit artikel eigenlijk behandelt: dat keurmerk kan tussentijds vervallen. Een uitlener die in januari gecertificeerd was, kan in juli geschorst of doorgehaald zijn. Stort u dan nog steeds 25 procent, dan denkt u gevrijwaard te zijn terwijl u dat niet bent, en u komt daar pas achter wanneer de naheffing op de mat ligt.

Dat is precies waarom eenmalig controleren bij de gunning niets waard is. Zie ook Waadi-registratie: ook de inlener krijgt de boete, waar hetzelfde patroon speelt.

Wat u praktisch kunt doen

1. Leg per uitlener vast of er een geldig SNA-keurmerk is, met datum en bron, en controleer dat opnieuw voordat u het percentage bepaalt.
2. Betaal per factuur en vermeld het factuurnummer bij de storting.
3. Controleer eenmaal per jaar of de G-rekening nog op naam van dezelfde entiteit staat. Bij een overname of een rechtsvormwijziging klopt dat niet meer.
4. Bewaar bij elke storting het bewijs van de keurmerkstatus op dat moment. Niet de status van vandaag: de status op de dag dat u betaalde.

Dat laatste punt is het hele verschil tussen een dossier dat helpt en een map met schermafdrukken zonder datum.

Hoe Vigenta hierbij past

Wij leggen per leverancier vast wat er op welk moment in de bron stond, met bron en tijdstip, in een keten die achteraf niet ongemerkt te wijzigen is. Wat wij vandaag per bron werkelijk kunnen raadplegen staat op bronnen en status, en die pagina is leidend boven elke belofte elders.

Wij geven geen oordeel over uw aansprakelijkheid en zijn geen fiscalist. Wij zorgen dat u kunt laten zien wat u wanneer heeft gezien.

Bronnen

• Belastingdienst, inlenersaansprakelijkheid en vrijwaring, belastingdienst.nl
• Bureau Cicero, over de disculpatieregeling en de stortingspercentages met en zonder SNA-keurmerk
• Stichting Normering Arbeid, reglement registratie en werkwijze