Hoe vaak moet u uw leveranciers controleren?

Er bestaat geen enkel juist interval. Elke bescherming waar u op leunt dekt een bepaalde periode, en uw controlefrequentie volgt uit de kortste daarvan. Een verklaring betalingsgedrag dekt de periode waar hij over gaat. Een SNA-registratie moet gelden op het moment van de terbeschikkingstelling. Een Belgische raadpleging inhoudingsplicht geldt op de dag dat u hem doet. Het eerlijke antwoord op deze vraag is dus een tabel, geen getal.

Het korte antwoord

De rest van dit artikel legt uit waar die kolommen vandaan komen, want de tabel is alleen bruikbaar als u weet waarom hij zo staat.

Waarom één controle bij de start niet genoeg is

De duidelijkste illustratie staat in een uitspraak van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant van 7 januari 2020 (ECLI:NL:RBZWB:2020:38). Een inlener werd aansprakelijk gesteld voor 12.971 euro. Hij beriep zich op een verklaring betalingsgedrag van februari 2014. De rechtbank honoreerde dat beroep, maar alleen voor de maand januari 2014: het vertrouwensbeginsel strekte niet verder dan het tijdvak waarover de verklaring ging. De aansprakelijkstelling werd verminderd met 606 euro. De overige ruim 12.000 euro bleef staan.

In dezelfde zaak speelde nog iets. De uitlener was SNA-gecertificeerd, maar dat hielp de inlener niet, omdat hij niets op de G-rekening had gestort. Een certificaat is een voorwaarde voor disculpatie, geen vervanging ervan.

Twee lessen, en ze zijn allebei ongemakkelijk. Een verklaring beschermt u over een periode, niet vanaf een datum. En een keurmerk waar u naar wijst zonder de bijbehorende handeling te verrichten, is administratie zonder werking.

Wat de verklaring betalingsgedrag wel en niet doet

Een verklaring betalingsgedrag is een schriftelijke bevestiging van de Belastingdienst dat een uitlener op dat moment zijn aangifte- en betalingsverplichtingen voor loonheffingen en omzetbelasting is nagekomen. De Belastingdienst stuurt hem automatisch elke drie maanden toe aan uitleners die dat willen; men kan die automatische toezending ook uitzetten.

Hoe kort de bescherming werkelijk is. De Belastingdienst heeft dit zelf vastgelegd in kennisgroepstandpunt KG:207:2023:1 van 11 april 2023: de ontvanger kan de inlener niet aansprakelijk stellen voor de belastingschuld die ontstaat binnen één maand (30 of 31 dagen) na de datum van afgifte van de verklaring, mits de verklaring recent is en de inlener er te goeder trouw op vertrouwde. Daarbuiten biedt de verklaring geen vrijwaring; hij zegt niets over materiële of toekomstige schulden.

Reken dat even door. Een verklaring die u in januari opvraagt, beschermt u tot ergens in februari. Vraagt u er één per jaar op, dan heeft u elf maanden waarover u niets kunt aantonen. Dat is precies het gat waar de uitspraak hierboven doorheen viel. Wilt u het risico echt klein houden, dan is rechtstreeks op de g-rekening betalen effectiever dan papier verzamelen — dat schrijft de Belastingdienst in hetzelfde standpunt.

Wat de storting op de G-rekening ermee te maken heeft

Volledige vrijwaring komt niet van papier maar van betalen naar de juiste rekening. De percentages verschillen, en het verschil is groot genoeg om de controlefrequentie te bepalen:

Let op de kolomkop: het verschil hangt af van of de uitlener op dat moment in het register staat. Wordt een keurmerk geschorst tijdens een lopende opdracht, dan verschuift uw juiste stortingspercentage van 25 naar 55 procent, en dat gebeurt zonder dat iemand u belt. Wie kwartaal achteraf ontdekt dat een keurmerk in week twee is vervallen, heeft elf weken te weinig gestort.

Hoe vaak verandert elke bron eigenlijk?

Dit is de vraag onder de vraag. Vaker controleren dan de bron verandert, levert niets op. Minder vaak, en u mist wat u had kunnen weten.

Wat er per 1 januari 2027 verandert, en waarom dat de vraag scherper maakt

Op 1 januari 2027 treedt de vereenvoudigde inlenersaansprakelijkheid in werking, opgenomen in de Fiscale verzamelwet 2026. Er komen twee wettelijke vermoedens bij, en die werken de andere kant op dan u gewend bent.

Het eerste vermoeden gaat over het bedrag. De Belastingdienst mag uitgaan van een forfait van 35 procent van de factuur, verminderd met wat u op de g-rekening heeft gestort, tenzij u overtuigend tegenbewijs levert. Die aftrek is de kern van de regeling: storten verlaagt niet alleen uw risico, het verlaagt rechtstreeks het bedrag waarvoor u wordt aangesproken. De fiscus hoeft de werkelijke schuld van de uitlener niet meer eerst vast te stellen.

Het tweede vermoeden gaat over de vraag óf er sprake is van inlening. Een registratie in het Waadi-register geldt als vermoeden van uitlenen. Werkt u met een partij die daar staat ingeschreven, dan is het uitgangspunt dat u inleent, en is het aan u om het tegendeel aannemelijk te maken.

Wat dat betekent voor uw frequentie: de bewijslast verschuift naar u. Tegenbewijs bestaat uit een sluitende administratie — urenregistratie, identiteitsvastlegging, een aantoonbare relatie tussen facturen en arbeidskrachten, contractuele afspraken, en registercontroles die niet incidenteel maar structureel zijn. Een map met één verklaring per leverancier per jaar is dat niet.

Wat wij nog niet weten, en dat is eerlijk gezegd meer dan ons lief is. Of die 35 procent inclusief of exclusief omzetbelasting wordt berekend, is op het moment van schrijven in geen enkele bron die wij konden raadplegen vastgelegd. Wij noemen hier daarom geen bedrag in euro’s. Wij hebben ook geprobeerd de wettekst zelf te lezen in plaats van samenvattingen ervan, en dat is ons niet gelukt; wat hierboven staat is samengesteld uit meerdere onafhankelijke professionele bronnen die elkaar op de hoofdlijn bevestigen. Zodra wij de bepaling zelf hebben kunnen inzien, werken wij dit artikel bij en zetten wij de nieuwe datum onderaan.

Het praktische antwoord

Als u er één ritme uit wilt halen, is dit het:

1. Bij elke nieuwe opdracht. Waadi, SNA-registratie, insolventie, en bij een Belgische partij de inhoudingsplicht. Dit is het moment waarop u nog nee kunt zeggen.
2. Bij elke betaling aan een Belgische partij. De raadpleging geldt per dag; er is geen tussenvorm.
3. Maandelijks tijdens de opdracht. SNA-registratie en insolventie. Dit is het interval waarop een geschorst keurmerk u nog geen kwartaal aan verkeerde stortingen kost.
4. Maandelijks, niet per kwartaal. Verklaring betalingsgedrag opvragen en bewaren bij de facturen van dat tijdvak, niet los in een map. De vrijwarende werking loopt ongeveer één maand, dus een kwartaalritme laat twee maanden per kwartaal onbeschermd.
5. Doorlopend vastleggen. Niet wat de status is, maar wat u wanneer heeft waargenomen en uit welke bron. Bij een controle is de vraag zelden wist u het, maar wat heeft u gedaan met wat u wist, en over welke periode.

Punt vijf is de reden dat de eerste vier punten iets waard zijn. Een controle die u niet kunt terugvinden, heeft u voor de Belastingdienst niet gedaan.

Wat wij hier niet beweren

Dit is geen juridisch advies en geen wettelijk voorgeschreven schema. De wet noemt nergens een interval; wat hierboven staat is afgeleid uit de periodes die de bescherming zelf dekt en uit de frequentie waarmee de bronnen wijzigen. Uw accountant of adviseur kan er goede redenen bij hebben om in uw situatie iets anders aan te houden.

En over onszelf: welke van deze bronnen wij vandaag daadwerkelijk geautomatiseerd mogen lezen, staat op bronnen en status. Die pagina is leidend boven elke frequentie elders op deze site, ook boven dit artikel. Voor een bron die daar niet op aangesloten staat, tonen wij onbekend, en dat betekent uitdrukkelijk niet dat het in orde is.

Bronnen

• Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 7 januari 2020, ECLI:NL:RBZWB:2020:38, voor de reikwijdte van het vertrouwensbeginsel bij een verklaring betalingsgedrag
• Belastingdienst, Verklaring betalingsgedrag inlenersaansprakelijkheid, voor de automatische toezending per drie maanden
• Belastingdienst, kennisgroepstandpunt KG:207:2023:1 van 11 april 2023, voor de vrijwarende werking van ongeveer één maand na afgifte
• Belastingdienst, Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel, voor de disculpatievoorwaarden
• Stichting Normering Arbeid, voor de inspectiefrequentie van drie tot twaalf maanden en de vrijwaringsvoorwaarden
• Fiscale verzamelwet 2026, voor de vereenvoudigde inlenersaansprakelijkheid per 1 januari 2027, het forfait van 35 procent verminderd met g-rekeningbetalingen en het vermoeden van uitlenen bij Waadi-registratie. Wettekst zelf niet ingezien; samengesteld uit meerdere onafhankelijke professionele bronnen
• FOD Economie, Kruispuntbank van Ondernemingen, voor het publicatieritme van de open-datauitgave
• RSZ, artikel 30bis en 30ter inhoudingsplicht, voor de dagelijkse geldigheid van de raadpleging