Doorlening: de partij die u niet kent staat wel op uw werk

U controleert uw onderaannemer. Die schakelt in de piek zelf een uitzendbureau in. Dat bureau staat nergens in uw administratie, u heeft er geen contract mee, en toch werken zijn mensen op uw project. Bij zowel de ketenaansprakelijkheid als de Wtta is dat precies de plek waar het misgaat, want uw verplichtingen reiken verder dan uw eigen contractpartij.

Waarom dit anders is dan gewone inleen

Bij inleen kent u de uitlener: u heeft met hem een overeenkomst en zijn factuur ligt bij u op tafel. Bij doorlening bestaat die relatie niet. Uw onderaannemer heeft de overeenkomst, u niet, en u ziet alleen zijn factuur.

Toch loopt de aansprakelijkheid door. De ketenaansprakelijkheid is er juist voor gemaakt: de opdrachtgever kan worden aangesproken voor loonheffingen die verderop in de keten niet zijn afgedragen. Vanaf 1 januari 2028 komt daar de Wtta bij, waarin volgens de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt, over de vastlegplicht bij doorlening voor inleners, uitdrukkelijk staat dat u moet vastleggen welke arbeidskrachten u van welke uitlener inleent, ook wanneer die uitlener zelf weer doorleent. Zie de Wtta-tijdlijn.

Waarom bijna niemand dit op orde heeft

Dit is geen slordigheid, het is een structureel probleem met drie oorzaken tegelijk.

De informatie komt te laat. Doorlening gebeurt op het moment dat er haast is: een zieke ploeg, een vervroegde oplevering, een weekend dat gehaald moet worden. Niemand belt dan eerst de opdrachtgever.

Niemand heeft er belang bij het te melden. Uw onderaannemer weet dat een melding vragen oplevert. Het uitzendbureau kent u niet en factureert aan hem.

Uw systemen kennen alleen contractpartijen. Uw inkoopadministratie is ingericht op partijen met wie u een overeenkomst heeft. Een partij zonder factuur aan u bestaat daar eenvoudigweg niet.

Wat wel werkt

Vier maatregelen, in volgorde van hoeveel ze opleveren per uur werk.

1. Meldplicht in uw inkoopvoorwaarden. Eén bepaling: de onderaannemer meldt vooraf schriftelijk welke partijen hij inschakelt, met naam en KvK-nummer, en mag zonder die melding niemand op het werk zetten. Dit is de goedkoopste maatregel die er is en de enige die het probleem bij de bron aanpakt.
2. Koppel het aan de betaling. Een meldplicht zonder gevolg wordt genegeerd. Koppel hem aan de facturatie: geen melding, geen goedkeuring van de termijn. Dat werkt omdat het op de enige plek zit waar iedereen wel oplet.
3. Vraag maandelijks de lijst op. Eén e-mail: welke partijen hebben deze maand voor u op ons werk gestaan. Bewaar het antwoord, ook als het “geen” is. Juist dat antwoord is later bewijs.
4. Vergelijk met de werkelijkheid op de bouwplaats. Wie tekent er af bij de poort, welke bedrijfsnamen staan op de bussen. Een verschil tussen de lijst en de werkelijkheid is het signaal waar u naar op zoek was.

Wat u vastlegt, en waarom de datum telt

Per doorgeleende partij: naam, KvK-nummer, wie hem heeft ingeschakeld, vanaf welke datum, en wat u van hem heeft gecontroleerd op welk moment.

Dat laatste is het punt. Bij een controle achteraf wordt niet gevraagd of u het wist, maar wat u heeft gedaan met wat u wist. Een lijst die u vorige week heeft opgesteld met de status van vandaag, ziet er precies hetzelfde uit als een lijst die u een jaar lang heeft bijgehouden. Alleen de tweede helpt u.

De onaangename waarheid

Deze inventarisatie is de enige stap in het hele onderwerp die u niet kunt uitbesteden en niet kunt automatiseren. Geen enkele leverancier, ook wij niet, kan u vertellen wie er vorige week op uw werk stond zonder dat iemand bij u dat opschrijft.

Wat software wel kan: zodra die namen er zijn, ze blijven volgen en vastleggen wat wanneer zichtbaar was. Wat wij daarvan vandaag per bron werkelijk kunnen, staat op bronnen en status.

Bronnen

• Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt, Inleners, over de vastlegplicht bij doorlening
• Belastingdienst, ketenaansprakelijkheid en inlenersaansprakelijkheid