Welke documenten vraagt u op bij een uitzendbureau?

Zeven stuks, en bij elk hoort een houdbaarheidsdatum. De verklaring betalingsgedrag, het bewijs van SNA-registratie, de Waadi-vermelding, de G-rekeningovereenkomst, de identiteits- en verblijfsdocumenten, de urenregistratie en de overeenkomst zelf. Belangrijker dan de lijst is wat elk document níét bewijst: bijna alles wat hieronder staat is een foto van een moment, en een map vol foto’s uit januari helpt u in oktober niet.

De lijst in het kort

Per document: wat u er wel en niet aan heeft

1. De verklaring betalingsgedrag

Een schriftelijke bevestiging van de Belastingdienst dat de uitlener zijn aangifte- en betalingsverplichtingen voor loonheffingen en omzetbelasting is nagekomen. De Belastingdienst stuurt hem automatisch elke drie maanden toe aan uitleners die dat willen.

Wat hij niet doet: vooruitkijken. Hij dekt het tijdvak waarover hij gaat en geen dag langer. In een uitspraak van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant van 7 januari 2020 (ECLI:NL:RBZWB:2020:38) hielp een verklaring van februari 2014 de inlener alleen voor de maand januari 2014; het vertrouwensbeginsel strekte niet verder dan dat tijdvak. Vraag hem dus per kwartaal op en bewaar hem bij de facturen van dat kwartaal, niet los in een map.

2. Het bewijs van SNA-registratie

Wat het zegt: de onderneming is getoetst aan NEN 4400 en stond op dat moment in het register van Stichting Normering Arbeid. Voor in het buitenland gevestigde ondernemingen bestaat NEN 4400-2.

Waarom een pdf hier het zwakste bewijs is. De registratie moet gelden op het moment van de terbeschikkingstelling, niet op het moment dat u het certificaat ontving. Staat de uitlener in het register, dan stort u volgens de Belastingdienst, over aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel, 25 procent van het factuurbedrag inclusief btw op de G-rekening; staat hij er niet in, dan is dat 55 procent. Bij verlegde btw is het 20 respectievelijk 40 procent. Een schorsing tijdens een lopende opdracht verschuift dat percentage zonder dat iemand u belt. Kijk daarom in het openbare register zelf in plaats van naar een toegestuurd bestand, en leg vast wanneer u keek.

3. De Waadi-vermelding

Wie tegen betaling arbeidskrachten ter beschikking stelt, moet dat in het Handelsregister laten registreren. Leent u in van een partij die dat niet heeft gedaan, dan krijgt u dezelfde boete als die partij zelf, zie Waadi-registratie: ook de inlener krijgt de boete. Deze informatie verhuist per 1 januari 2028 naar het Wtta-register.

4. De G-rekeningovereenkomst

Vraag niet alleen of er een G-rekening is, maar ook het rekeningnummer, en controleer dat per factuur. Storten op de gewone rekening geeft geen vrijwaring, ook niet als de G-rekening bestaat. In de hierboven genoemde uitspraak was de uitlener SNA-gecertificeerd, en dat hielp de inlener niet, omdat hij niets op de G-rekening had gestort. Een certificaat is een voorwaarde voor disculpatie, geen vervanging ervan.

Vermeld bij de betaling het factuurnummer en de overige identificatiegegevens. Dat klinkt als een formaliteit, maar het is de schakel waarmee later wordt aangetoond welke storting bij welke factuur hoorde.

5. Identiteits- en verblijfsdocumenten

U moet de identiteit van de ingeleende arbeidskrachten kunnen vaststellen, en voor werknemers van buiten de EU moet er een geldige verblijfs- en werkvergunning zijn. Dit is het document dat het vaakst ontbreekt en het lastigst achteraf te repareren valt, omdat het per persoon is en personen wisselen.

Bij Belgische detachering hoort hier het A1-document bij, per gedetacheerde werknemer. Dat een onderneming zelf schoon is, zegt niets over de papieren van de persoon die morgen op de steiger staat. Zie Nederlandse opdrachtgever, Belgische onderaannemer.

6. De urenregistratie

Een sluitende administratie van afspraken, uren en betalingen is een van de voorwaarden voor vrijwaring. Vanaf 1 januari 2027 wordt dit zwaarder: de Belastingdienst mag dan uitgaan van een forfait van 35 procent van de factuur, verminderd met wat u op de g-rekening heeft gestort, tenzij u overtuigend tegenbewijs levert. Daarnaast geldt een registratie in het Waadi-register vanaf dan als vermoeden van uitlenen. Dat tegenbewijs is precies dit: urenregistratie, identiteitsvastlegging, een aantoonbare relatie tussen facturen en arbeidskrachten, en registercontroles die structureel zijn en niet incidenteel.

7. De overeenkomst zelf

Drie bepalingen die er in de praktijk toe doen en die vaak ontbreken:

• Meldplicht bij doorlening. Uw aansprakelijkheid loopt door naar partijen die u nooit sprak. Zie doorlening: de partij die u niet kent.
• Meldplicht bij verlies van registratie. Verliest de uitlener zijn SNA-registratie of straks zijn Wtta-toelating, dan wilt u dat horen van hem en niet van de Arbeidsinspectie.
• Recht om te beëindigen. Vanaf 1 januari 2028 moet u de inleen stoppen als uw uitlener geen toelating heeft. Zonder die bepaling zit u vast aan een contract dat u niet mag uitvoeren.

Wat er op de factuur moet staan

Een factuur die alleen een bedrag en een omschrijving als “geleverde diensten” bevat, koppelt niets aan niets. Voor de disculpatie moet de factuur verwijzen naar de overeenkomst, de periode noemen en de werkzaamheden omschrijven. Ontbreekt dat, dan heeft u een betaling zonder aantoonbare grondslag, en dat is precies wat u bij een controle nodig heeft.

De volgorde die werkt

1. Vóór de eerste opdracht. Waadi, SNA-registratie, G-rekeningnummer, de overeenkomst met de drie bepalingen hierboven.
2. Bij elke persoon die begint. Identiteit vaststellen, verblijfs- en werkvergunning waar nodig, A1 bij detachering.
3. Maandelijks. SNA-registratie en insolventie opnieuw nakijken, want die kunnen tussentijds omslaan.
4. Elk kwartaal. Verklaring betalingsgedrag opvragen en opbergen bij de facturen van dat tijdvak.
5. Bij elke factuur. Storten op het juiste percentage naar de juiste rekening, met het factuurnummer erbij, en de uren erbij bewaren.

Waarom die intervallen zo staan, en niet anders, hebben wij uitgewerkt in hoe vaak u uw leveranciers moet controleren.

Wat wij hier niet beweren

Dit is algemene informatie en geen juridisch advies, en het is geen wettelijk voorgeschreven checklist. De wet schrijft nergens deze zeven documenten voor; de lijst is afgeleid uit de voorwaarden voor disculpatie en uit wat er bij een controle wordt uitgevraagd. Uw adviseur kan in uw situatie goede redenen hebben om er iets aan toe te voegen of weg te laten. Of de 35 procent per 2027 inclusief of exclusief omzetbelasting wordt berekend, is op het moment van schrijven in geen enkele bron die wij konden raadplegen vastgelegd, en de wettekst zelf hebben wij niet kunnen inzien.

Welke van de genoemde registers wij vandaag geautomatiseerd mogen lezen, staat op bronnen en status. Die pagina is leidend boven elke frequentie elders op deze site.

Bronnen

• Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 7 januari 2020, ECLI:NL:RBZWB:2020:38, voor de reikwijdte van het vertrouwensbeginsel en de rol van de G-rekeningstorting
• Belastingdienst, Verklaring betalingsgedrag inlenersaansprakelijkheid, voor de automatische toezending per drie maanden
• Belastingdienst, Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel, voor de disculpatievoorwaarden en de percentages van 25, 55, 20 en 40 procent
• Stichting Normering Arbeid, voor NEN 4400-1 en NEN 4400-2 en de vrijwaringsvoorwaarden
• Fiscale verzamelwet 2026, voor de vereenvoudigde inlenersaansprakelijkheid per 1 januari 2027, het forfait van 35 procent verminderd met g-rekeningbetalingen en het vermoeden van uitlenen bij Waadi-registratie. Wettekst zelf niet ingezien; samengesteld uit meerdere onafhankelijke professionele bronnen